Projekt · Interni sustav za agenciju · KelavaDesk
KelavaDesk
Vlastiti sustav za zadatke, e-mail tickete, održavanja i evidenciju sati digitalne agencije KELAVA. Zamijenio je ClickUp: jednostavniji je, brži i napravljen točno za način rada agencije, bez licence po korisniku.
Izazov
01 — Alat koji zna previše
Agencija je radila u ClickUpu: alatu koji zna jako puno, a od kojeg je tim svaki dan koristio mali dio – uz plaćanje po korisniku.
Podrška je stizala e-mailom i ručno se prepisivala u zadatke. Mjesečna održavanja web stranica za 17 klijenata trebalo je svaki put iznova otvarati, a zadaci, mailovi i evidencija sati bili su raspoređeni po više alata.
Cilj nije bio klon ClickUpa, nego sustav za stvarni tijek rada agencije: jednostavniji, brži i više automatiziran, jednako dobar na računalu i mobitelu.
Ciljevi
- jedan sustav za zadatke, tickete, održavanja i sate
- svaki mail na podršku odmah postaje zadatak
- održavanja koja se sama ponavljaju
- rad na mobitelu kao prava aplikacija
- povezivanje s aplikacijom direktora agencije
- bez licence po korisniku
Rješenje
02 — Što je napravljeno
Srce sustava
E-mail postaje zadatak
Svaki mail na adresu podrške odmah postaje otvoren zadatak, povezan s pravim klijentom. Odgovor klijentu šalje se iz zadatka, a njegov odgovor vraća se u isti ticket. Zadatak se može dodijeliti i mailom, s @Ime u naslovu ili kolegom u CC-u.
01
Kanban i liste
Kanban s povlačenjem, liste s filterima koje se dijele linkom, Moji zadaci, checkliste, komentari s @spominjanjem i potpuna povijest svakog zadatka.
02
Održavanja na autopilotu
Kad se održavanje zatvori, sljedeće se samo otvori s novim rokom. Checklista ima 14 točaka, a klijent dobiva obavijest tek kad je sve odrađeno.
03
Sati i izvještaji
Timer i ručni unos, tjedni pregled i izvještaji po klijentu ili projektu s izvozom u CSV i PDF.
04
Snimke ekrana i datoteke
Snimanje ekrana izravno u pregledniku, a datoteke i privici dostupni su samo prijavljenim korisnicima.
05
Aplikacija na mobitelu
Instalira se kao aplikacija (PWA), s push obavijestima, globalnom pretragom i dnevnim podsjetnicima za rokove.
06
API i webhookovi
Aplikacija direktora agencije čita i upisuje zadatke, klijente i komentare preko API-ja, a o promjenama je obavještava potpisani webhook.
- Funkcije:
- Zadaci
- E-mail ticketi
- Održavanja
- Evidencija sati
- Izvještaji
- Pretraga
- Push obavijesti
- API
03 — Ušteda
Bez
licence po
korisniku
ClickUp Business s AI dodatkom Brain stoji od 21 USD po korisniku mjesečno uz godišnju naplatu (službeni cjenik, listopad 2026.). Za tim od 5 do 10 ljudi to je 1.260–2.520 USD godišnje, svake godine, i više sa svakim novim članom. KelavaDesk nema licencu po korisniku i radi točno ono što agencija koristi.
ClickUp
Od 21 USD po korisniku mjesečno, zauvijek, i za funkcije koje tim ne koristi.
→vlastiti sustav
KelavaDesk
Bez licence po korisniku. Fiksni trošak hostinga i funkcije točno po mjeri tima.
Rezultat
04 — Brojke
1.dan u produkciji, tim radi od 2. dana
17održavanja klijenata na autopilotu
106automatskih testova
Stack
05 — Tehnologije
- Next.js 16
- React 19
- TypeScript
- PostgreSQL
- Tailwind CSS
- Resend (e-mail)
- Cloudflare R2
- Vercel
